教育培训机构账务说明

很多教育培训机构校长对于机构的账务都不是很了解,很多校长以前都是做老师的,所有对账务都是一知半解。可是机构的账务确实相当重要的,对教育培训机构来说,账务是能够最快反映出机构的健康状况的数据。机构校长一定要对账务上心。

中小机构财务说明  

财务问题已经成为很多机构被整治的一个重要原因。比如2017年,上海在对教培机构进行整治时,财务不规范就被列入违法违规经营行为。  

中小机构需要做到财务规范  

面对财务制度上会越来越严格的管理,中小机构应该怎样做?  

很多小机构校长在创业之初,并没有将机构注册为公司、即使注册为公司往往也没有聘请专职会计;有不少校长只是将机构注册为个体工商户,还有一些注册为合伙企业。  

不同的注册性质,在财务管理上对应的办法也并不相同。而在财务问题上,不少校长并没有像重视教务、市场那样重视,很多校长也许能说出自己机构有多少学生,但是却有不少校长说不清自己机构的成本、收入、利润是多少。  

甚至不少校长还不会进行财务核算,往往把当月现金流看成是收入和支出。  

当然,这些常识性的认知偏差,通过学习,还比较好纠正。  

而如何更进一步提高中小机构的财务规范性,才是校长们特别需要注意的。  

最需要关注的6个财务问题  

财务问题有小有大,特别是对于中小培训机构来说,校长如果不清楚教培行业基本的成本计算方法、课耗的概念,对机构账务模糊,财务制度很随意,又怎么能够带领机构从小作坊成长为具有标准化、系统化特点的大机构?  

下面我们就来梳理一下校长们最需要关注的6个财务问题。  

一、前台财务管理要做好专人专职和交接完善  

初创小机构往往一人可以兼多职,前台往往既负责接待也负责收费。  

这当然是不规范的,前台最好设置专职的财务人员一位,主要负责收费、向财务室汇报前台日常收支情况、制作各种财务报表。  

由于前台工作的特殊性,工作人员时间不固定,为了避免出现财务漏洞,明确划分责任,必须建立完善的财务交接制度。  

财务人员负责日常收费,其他工作人员不得参与,财务人员因事暂离岗或调休时,指定专人代理,其他人员不得参于,于到岗后与指定代理人交接;  

财务人员上早班,于16:30时,将所收费用存入银行,与晚班人员进行交接,点清金额核对帐目,填写财务交接表;16:30后所发生帐目,于次日财务人员上班后进行交接,再次填写财务交接表;  

教育培训机构账务说明

财务人员上晚班,于14:00时与早班人员进行交接,点清金额核对帐目,填写财务交接表;  

财务人员上行政班,负责全天收费,于19:00时核对当日帐目,制作日报,19:00发生的帐目于次日上班时进行交接,填写财务交接表;  

每次交接完毕后,如需留下备用金,需在财务交接表上特别注明,指定代理人签收;  

交接手续完毕所出现问题,由指定代理人负责;交接手续完毕后所出现问题由财务人员负责;如交接时双方敷衍塞责,所出现问题,由双方共同负责,前台常设三名工作人员,交接时第三人负责监督;  

寒暑假招生人数增多时财务人员需离开前台,另设工作台专门收费,严格遵循咨询流程规范招生秩序。  

二、了解自己机构的记账原则和方法  

校长们应该都知道有两大记账原则:  

➢"收付实现制",别名"应付制"  

是指按照收益、费用是否在本期实际收到或付出为标准确定本期收益、费用的一种方法,结出的称为"现金"。  

➢"权责发生制",别名"应计制"  

是指按照收益、费用是否归属本期为标准来确定本期收益、费用的一种方法,结出的称为"利润"。  

而"权责发生制"才能够真正计算出利润,不能被教育机构预收费的特点迷惑,"收付实现制"下看起来现金结余特别多,但实际上这些现金并不是机构的利润。  

在两大记账原则之外,还有两种记账方法:  

➢单式记账法  

是对每笔业务只在一个账户中进行记录的方法,一般只记录现金和银行存款的收付以及应收、应付等往来款项。  

单式记账法下账户设置不完整,账户之间缺乏对应关系。  

➢复式记账法  

是指对每一笔经济业务都要以相等的金额,同时在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记的记账方法。  

复式记账法不仅可以了解每项经济业务的来龙去脉,而且可以通过会计要素的增减变动全面、系统地了解经济活动的过程和结果。  

一些初创的夫妻店等小机构还在采用单式记账法,但是单式记账法不适用现代企业制度,所以校长们也需要了解复式记账法。  

借贷记账法是最常用的一种复式记账法,以借和贷作为记账符号,以有借必有贷,借贷必相等为记账原则的一种复式记账方法。  

第一:发生的房租  

租金一次交纳超过一年在长期待摊会计科目核算,按月进行摊销,记入管理费用;租金一次交纳不超过一年,超过几个月,在预付账款(因新准则取消待摊费用科目)会计科目核算按月进行摊销,记入管理费用。  

➢发生租金时  

借:长期待摊、预付账款  

贷:银行存款  

➢按月摊销租金时  

借:管理费用  

贷:长期待摊、预付账款  

第二:发生物业费,水电费  

借:管理费用  

贷:银行存款  

第三:发生教师工资时  

借:管理费用  

贷:应付职工薪酬  

第四:支付教师工资时  

借:应付职工薪酬  

贷:库存现金  

应交税费—应交个人所得税  

其他应付款—社保(个人部分)  

当然,校长不是会计,对于怎么记账也不用深究,有所了解即可。因为了解自己机构的记账方法和原则,对机构运营的全过程相对来说也能有更好的把握。  

三、核算收入与支出  

有些校长在咨询时,常会问这样的问题:  

"我上一季度收入79万,支出72万。这个现金流是不是意味着我学校利润做得不够好?"  

但仅仅看表面上的收支,是不能判断学校真实收入的。培训机构的真实收入是课耗,也即学生实际消耗的课时数。  

怎么核算机构收入呢?  

其实除了课耗,机构还可以有其他收入。一般分为五种:  

学费收入(课耗),教辅资料收入,活动收入,投资收益,其他收入。  

当然,课耗是机构最主要的收入,其他都是次要收入,比如教辅资料、活动等。  

培训机构的活动一般都非常丰富,比如春游、采摘、万圣节、感恩节、圣诞节等等各种活动。  

很多机构的活动都是免费的,但是也要看活动性质,投入成本较大的活动是可以收费的。  

而培训机构的支出一般分为9种:  

➢人力成本  

人力成本必须控制在公司收入的50%以内。很多学校人力成本占到70%。  

➢房租消耗  

房租一般半年一交或者一年一交。房租是需要摊销。正常房租成本只能占营收15%以内。  

新建学校房租成本可能会比较高,因为刚开始创办机构,学生人数还不够。  

自有产权住房也应该计算支出。  

➢宣传费用  

➢固定资产折旧  

建筑物折旧年限是20年分摊。校车按照4年。投影仪等电子设备按照3年。桌椅板凳有的按照3年有的按照5年。  

➢加盟费  

➢装修装备  

➢日常行政费用  

➢财务费用  

➢经营损失及其他  

经营损失很多校长并没有算作支出,但从财务的角度出发经营损失需要列入支出的。  

比如打印教材时多打印用不到的材料、发传单时被城管罚的款、学校发生安全事故后的赔偿等等。  

对于收入和支出清楚之后,才能够准确算出学校的利润。  

四、开源与节流  

要想提高利润,无非就是开源和节流两种办法。一些校长会觉得,节流比较好控制,而开源就比较难。成本降低了,利润当然就提高了,而且控制成本与扩大营收相比,确实比较容易。  

但节流并不是要无限地节省成本,节流也是要能够激励到员工,最终都是为了更好地开源。  

开源的具体途径:  

l招生数量增长  

l续班率提高  

l班级平均人数增长  

l提高坪效  

l课时费单价提高  

l年课时数增加  

l开设寒暑假短期课程  

l开设夏冬令营课程  

招生数量增长、班级人数增长等,都是比较典型的开源。此外,开短期班也是比较常见的开源,比如每个月除了常规班之外,再做一些8个课时、15个课时的短期班,以增加课时消耗。  

而提高坪效就是提高教室的时间利用率和空间利用率,最好让教室在所有可用时间段都排上班,教室容量能够用足。  

坪效做得好的机构,每个教室每周可以有20几个甚至30几个课时,而普通机构甚至还不到10个课时。  

节流:  

节流和开源其实是具有统一性的。上一节所述的9项支出,哪些可以控制?  

房租成本很难控制,很多校长和房东谈房租,都希望能够通过答应多年连租、一次交一年房租让房东让步,但是面对房价高企、租金年年涨的现状,房东在租金上让步的可能性较低。而且租金会随着市场变化而变化,一把都会逐年走高。  

固定资产也不可以控制,加盟费除了一些优惠活动期,一般也没有什么讨价还价的余地。装修装备基本上也没有什么谈价空间。  

财务费用,比如各种税费,都是属于政府和法律规定,也不能控制。  

那么,能够控制的,也就是人力成本、宣传成本和经营损失了。比如在人力成本上,优化工资结构,降低工资占比,让老师多靠绩效挣钱。  

➢对人力成本支出部分按比例定额控制。比如,将教师人员工资定额,在学生不增长的前提下,进人减薪,减人加薪。  

➢各岗位人员工资均不为固定,而是根据营业额浮动。  

➢在个人薪资配比上,坚持1.5>2原则,即用两份普通员工的工资只能满足两个普通员工,并且每份工资没有竞争力。  

而用一份半普通员工工资可满足一名优秀员工的薪资需求,从而有效激励优秀员工。  

五、财务公开  

不管机构多小,都要尽量对合作伙伴、管理层财务公开,部分数据也可以对员工公开,让员工也知道机构的运营状况。  

财务透明化的机构,相对于各种数据都藏着掖着的机构,有如下优点:  

l有利于增加信任  

l有利于同甘共苦  

l有利于自动纠偏  

l有利于激励员工  

常筠老师之前办学,就是这么做的。将学校的营收状况公开给老师们,老师们也能够知道运营一所学校,成本有多高,提高利润非常不易。  

当然,机构创业之初,规模小员工少,往往一人身兼数职,财务做得非常简略,而且往往没有请专业的会计人员,校长和教师之间还没有建立足够的信任。  

但是财务公开并不是所有数据的完全透明化,比如可以做到财务适度公开,把账目公开给管理层、部分中层核心管理人员,非保密信息可以公开给教师、员工,而且只通过会议交流,不能拍照录音,以保证机构机密不外泄。  

财务公开也能促使机构尽快将财务制度规范化,如果没有专职会计,还可以聘请会计机构或者兼职会计帮助机构进行财务核算。  

六、收费退费等制度,及时关注当地法律法规的最新要求  

尽管为了提高利润率,很多校长会采取提高客单价、预收一年或者更长时间的学费等类似的做法,但随着管理的严格,预收学费的时间限制也会越来越严。  

比如《重庆市民办非学历教育培训机构管理暂行办法》就规定:  

➢按学期、教育培训周期或者课时为单位收取培训费。按学期或者教育培训周期收费的,预收费最长不超过6个月;按课时收费的,预收费最多不超过60个学时。  

作为小机构,预收费最好在当地法规许可的时间范围之内选择最长的时期,以便让机构的现金流更充裕。  

此外,一些地方在收费明示、公示,培训费专款账户,以及退费等项目上都有着具体规定。  

为了防止机构出现卷款事件,《重庆市民办非学历教育培训机构管理暂行办法》还规定了:  

➢本市实行民办非学历教育培训机构培训费专用存款账户监管制度,按照专款专户、专款专存、专款专用的原则,对民办非学历教育培训机构收取的培训费实施监管,随机抽查其大额资金流向。  

➢培训费专用存款账户余额达到规定的最低余额限制标准时,民办非学历教育培训机构使用最低余额范围内的资金,应当报教育行政部门或者人力资源社会保障部门审核,开户银行应当按照审核意见办理用款手续。  

"最低余额限制标准"意味着机构总有一部分现金不能自由使用,与之类似的是上海的"学习保障资金账户"。  

在《上海市教育培训机构学杂费收缴和使用管理规定》中就专门规定机构要设立"学习保障资金账户",账户不具有对外支付结算功能,账户中的"学习保障资金"主要为用于教育培训机构在终止办学时,为学习者提供保障性继续学习服务时所需资金。  

这就类似于商业银行的存款准备金,这在确保学习者利益的同时,也确实给机构带来一定的资金压力。  

而且,四部门整治课外培训之后,预收费时间基本都被列入了各地监管目标。有些地方只允许预收费半年,还有一些地方允许预收费一年。  

而且机构提高学费等正常市场营销手段,也会被列入监管。这些都需要校长及时了解当地的规定,让收费制度既能保证机构最大的利润,又符合当地的最新规定。  

最需要关注的6个财务问题  

教育部的《中华人民共和国民办教育促进法实施条例(修订草案)(征求意见稿)》对于教育培训机构又提出了最新的要求。  

在征求意见稿的第五章"民办学校的资产与财务管理",新增了如下内容:  

民办学校应当建立办学成本核算制度,基于办学成本和市场需求等因素,遵循公平、合法和诚实信用原则,考虑经济效益与社会效益,合理确定收费项目和标准。  

民办教育培训机构根据培训内容合理确定收费标准和收费周期,并应当按照国家有关规定规范预付费管理,建立相应的风险防范机制。  

而且,由于《民办教育促进法》中没有对培训机构的明确定义,对此,征求意见稿特别规定:  

➢设立招收幼儿园、中小学阶段适龄儿童、少年,实施与学校文化教育课程相关或者与升学、考试相关的补习辅导等其他文化教育活动的民办学校(以下称民办教育培训机构),应当依据民办教育促进法第十二条的规定,由县级以上人民政府教育行政部门审批。  

征求意见稿第一次明确了民办教育培训机构的定义,相比于此前,对民办学校和民办教育培训机构两种差别较大的组织未作区分,此次征求意见稿终于将民办教育培训机构作为一个独立的类别列出。  

民办教育培训机构仍属于民办学校这一大类,因此,当意见稿相关规定的适用主体未明确区分民办学校与民办教育培训机构时,或未明确特制学历教育,则意味着该规定同样适用于民办教育培训机构。  

因此,修订意见稿中,"民办学校应当依照《中华人民共和国会计法》和国家统一的会计制度进行会计核算,编制财务会计报告"的规定,也是适用于民办教育培训机构的。  

而且不仅要建立规范的财务制度,对于预付费管理,意见稿也对民办教育培训机构提出了更严格的要求。  

而做到了财务规范的机构,才能够在面对更严格的法律法规时更加坦然与安心。

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